Déploiement de la version 2.40.0

Gestion automatisée des frais de gestion

Une nouvelle fonctionnalité permet désormais de calculer automatiquement des frais de gestion sur les primes des garanties.

⚠️ Pour activer cette nouvelle fonctionnalité, une demande doit être adressée à Segic.

Deux méthodes de calcul possible

Les frais de gestion peuvent être calculés en pourcentage :

• Sur la prime avant taxes

• Sur la prime incluant les taxes

⚠️ Le choix de ce paramètre est global et s’applique à l’ensemble des régimes.

Deux modes d’affichage des frais possible

Le total des frais de gestion et des taxes applicables peut être configuré selon deux modes :

1. Affichage distinct

   • Ligne séparée et clairement identifiée

   • Visible sur la facturation et les documents associés

2. Intégration aux primes

   • Addition des frais et des taxes à la prime et aux taxes de la garantie concernée

⚠️ Ce paramètre est également global et s’applique à tous les régimes.

Paramétrage au niveau du régime

Lorsque le calcul des frais de gestion est activé pour un régime :

Il est possible de configurer, au niveau de la table de taux des garanties :

• Un pourcentage de frais

• Un montant fixe en dollars

• Une combinaison des deux

Exemples :

• Assurance vie : application d’un % spécifique

• Assurance santé : frais différents ou aucun frais

Il est donc possible :

• D’appliquer des frais différents selon la garantie

• De ne pas appliquer de frais sur certaines garanties

Application des taxes

Le taux de taxes sur les produits et services applicable selon la province sera automatiquement appliqué sur les frais de gestion calculés.

Cette logique respecte la fiscalité par province en vigueur.

Facturation des frais de gestion

Un nouveau document est généré pour chaque régime, accessible dans la section « Facture des assureurs« 

Ce document :

• Détaille les frais de gestion

• Indique les taxes applicables

• Présente l’information garantie par garantie

• Permet la remise claire des montants à l’administrateur destinataire

Gestion des accès au Portail Client

Un nouvel écran est maintenant disponible afin de permettre la gestion complète des accès au Portail Client.

À partir du menu « Portail client », une nouvelle option intitulée « Accès utilisateur » vous permet désormais de :

• Créer un nouvel accès utilisateur

• Modifier un accès existant

• Terminer un accès

Important :
Cette fonctionnalité est accessible uniquement aux utilisateurs disposant du rôle « Administrateur » sur la plateforme Segic.

Types d’accès – Portail Client

1. Lors de la création d’un nouvel accès utilisateur, vous devez d’abord identifier le régime concerné.

Deux types d’accès sont disponibles :

2. Accès administrateur

Ce type d’accès offre un contrôle complet avec droits de modification sur l’ensemble du régime, incluant :

• • Toutes les divisions
  • Les participants
  • Les déductions
  • Les simulations de primes
  • Les demandes de changements

3. Accès granulaire (par régime ou par division)

Cette option permet de définir précisément les fonctionnalités accessibles à l’utilisateur, soit pour l’ensemble du régime, soit par division.

Gestion des accès par division

Il est possible d’attribuer des droits différents pour une ou plusieurs divisions.

Pour chaque division, vous pouvez sélectionner l’un des niveaux suivants :

• • Aucun accès : L’utilisateur ne peut pas consulter la division.

  • Lecture seule : L’utilisateur peut consulter les informations sans pouvoir les modifier.

  • Modification : L’utilisateur peut effectuer des demandes de changements.

De plus, vous pouvez définir, par division, si l’utilisateur a accès :

• • Aux Factures & Déductions

  • À l’écran de Simulation des primes

Paramètres de base – Saisie des coordonnées bancaires en autoadhésion

Un nouveau comportement est lié au paramètre « Prélever les primes à partir du compte bancaire des participants », dans les paramètres de base du régime.

• Lorsque ce paramètre est activé, tout participant complétant son processus d’autoadhésion devra obligatoirement fournir ses informations bancaires.
  La saisie des coordonnées bancaires devient alors une étape requise pour finaliser l’adhésion.

• Lorsque ce paramètre est désactivé, la saisie des informations bancaires demeure optionnelle dans le parcours d’auto-adhésion.

Cette configuration permet d’aligner le processus d’adhésion avec le mode réel de perception des primes.

Ajout de nouveaux participants – Traitement automatique

Dans les règles de traitement des demandes de changement, il est désormais possible d’automatiser l’ajout de nouveaux participants.

Lorsque cette règle est activée, les demandes d’ajout peuvent être traitées automatiquement selon la configuration établie, réduisant ainsi les interventions manuelles.

Cette amélioration permet d’accélérer le traitement des nouvelles adhésions et d’optimiser les opérations administratives.

Lorsque la règle de traitement des demandes d’ajout est configurée à « Automatique », le traitement est simplifié.

Au moment de traiter la demande d’ajout d’un participant, il suffit de cliquer sur le bouton « Éclair » pour que le système procède automatiquement à la création du participant.

Cette fonctionnalité permet d’accélérer le traitement tout en appliquant les règles configurées au régime.

Nouveau participant – Ajout des personnes à charge

Lors de l’ajout d’un nouveau participant à partir du Portail Client, il est désormais possible d’ajouter les personnes à charge dans une seule et même demande.

Une étape additionnelle a été intégrée au formulaire d’ajout afin de permettre la saisie des personnes à charge dès la création du participant.

Cette amélioration élimine le besoin de soumettre une demande de changement subséquente pour ajouter les personnes à charge.

Demandes de changement – Filtre par type de demande

Un nouveau filtre « Type de demande » a été ajouté à l’écran de traitement des demandes provenant du Portail Client.

Ce filtre permet de rechercher une demande spécifique selon sa catégorie.

Il est désormais possible de filtrer les demandes par les types suivants :

• • Informations personnelles

  • État civil

  • Statut fumeur

  • Coordonnées

  • Emploi

  • Division / Déduction de la paie

  • Catégorie

  • Salaire

  • Personne à charge

  • Ajouter un nouveau participant

  • Protection des garanties

Cette amélioration facilite le tri et le traitement ciblé des demandes de changement.

Joindre des documents à une réclamation manuelle

Il est désormais possible de joindre des documents à une réclamation créée manuellement.

Ainsi, lorsque des pièces justificatives sont reçues par courriel ou par la poste, elles peuvent être ajoutées directement à la réclamation concernée.

Les documents demeurent liés à la réclamation, ce qui permet de les consulter en tout temps à partir de l’écran de la réclamation.

De plus, les documents sont automatiquement sauvegardés dans la voûte documentaire du participant.

Cette amélioration facilite la gestion documentaire et centralise l’information liée aux réclamations.

Ajout automatique des plans d’assurance

Les plans d’assurance sont désormais ajoutés automatiquement au profil du participant lors de la complétion de son autoadhésion.

Cette amélioration assure que les couvertures sélectionnées sont immédiatement associées au dossier du participant, sans intervention manuelle supplémentaire.

Gestion des bénéficiaires et des fiduciaires (hors Québec)

Un ajustement a été apporté à la gestion des bénéficiaires mineurs.

Dans la plateforme Segic, ainsi que dans le processus d’auto-adhésion, la désignation d’un fiduciaire est désormais obligatoire lorsqu’un participant désigne un bénéficiaire mineur et que sa province de résidence est autre que le Québec.

Cette exigence vise à assurer la conformité avec les règles applicables à l’extérieur du Québec concernant le versement des prestations à des bénéficiaires mineurs.

Changement massif de salaires – Gabarit prérempli

Il est désormais possible de télécharger une version préremplie du gabarit de changement massif de salaires.

Ce gabarit extrait automatiquement les données de tous les participants à une date effective déterminée, facilitant ainsi la mise à jour des salaires.

Cette amélioration permet de :

• • Réduire les manipulations manuelles

  • Diminuer les risques d’erreurs de saisie

  • Accélérer le processus de mise à jour

Détails du gabarit prérempli

Le nouveau gabarit prérempli inclut, pour chaque participant Actif à la date effective sélectionnée :

• • Prénom

  • Nom

  • Statut

  • Catégorie

  • Division

  • Salaire actuel

Il vous suffit de compléter les colonnes :

• • Nouveau salaire

  • Date effective

Le gabarit permet également d’importer des changements comportant des dates effectives différentes, au besoin, pour un même fichier.

Arrondissement du capital assuré à deux décimales

Un ajustement a été apporté à la gestion de l’arrondissement du capital assuré pour les garanties :

• • Invalidité de courte durée (ICD)

  • Invalidité de longue durée (ILD)

L’ajout d’un arrondi devient désormais optionnel.

• • Lorsque la garantie est configurée sans règle d’arrondi spécifique, le capital assuré sera automatiquement arrondi à deux décimales.

  • Si un autre type d’arrondi est requis, il suffit d’ajouter une règle d’arrondi et de sélectionner l’option désirée.

Cette modification offre plus de flexibilité dans la configuration des garanties tout en assurant une précision minimale uniforme.

Autoadhésion – Envoi d’une invitation

Des pastilles de couleur ont été ajoutées lors de l’envoi d’une invitation à l’autoadhésion afin d’indiquer le statut actuel et futur des catégories et des divisions.

Ces indicateurs visuels permettent, en un coup d’œil, de savoir si vous êtes sur le point d’associer un nouveau participant à :

• • Une division ou catégorie déjà terminée

  • Une division ou catégorie dont la terminaison est prévue prochainement

Cette amélioration aide à prévenir les erreurs de configuration lors de l’envoi des invitations.

Légende des pastilles de statut

Les pastilles de couleur affichent le statut actuel ou futur des divisions et catégories :

• • Pastille verte pleine : Statut « Actif« 
    

  • Pastille avec contour vert : Statut « Actif dans le futur« 

  • Pastille rouge pleine : Statut « Terminé« 

  • Pastille avec contour rouge : Statut « Terminé dans le futur« 

Ces indicateurs permettent d’identifier rapidement la validité d’une division ou d’une catégorie au moment de l’envoi d’une invitation à l’autoadhésion.

Même si les éléments suivants n’ont pas d’impact direct sur votre utilisation quotidienne, il est important pour nous de vous en informer. Ils reflètent notre engagement à maintenir une plateforme moderne, performante et sécuritaire.

Modernisation du Portail Client

Nous avons procédé à une mise à jour majeure de l’architecture technologique du Portail Client.

Cette modernisation permet :

• Une amélioration significative des performances

• Une stabilité améliorée

• Une capacité d’évolution accrue pour les futures fonctionnalités

• Un maintien des plus hauts standards technologiques actuels

Cette modernisation assure la robustesse, la sécurité et la pérennité de l’environnement qui vous est offert.

Harmonisation de l’expérience utilisateur

Nous avons également procédé à une uniformisation visuelle entre l’interface de la plateforme administrative Segic et le Portail Client.

Objectifs :

• Cohérence accrue entre les environnements

• Navigation plus intuitive

• Expérience utilisateur plus uniforme et professionnelle